Vuestros documentos en SharePoint, sin consumir almacenamiento premium de BC.
ArchivIA archiva en SharePoint (Microsoft 365) —y también en Google Drive— los documentos de Business Central donde está el dato: ventas, compras, cartera, contabilidad, banco y maestros. Columnas de metadatos en SharePoint para buscar sin abrir el ERP, previsualización y grafo de trazabilidad. Sin engordar el almacenamiento premium de BC.
Una app publicada y validada por Microsoft.
Devconsultia Cloud Attachments está publicada en el marketplace de Microsoft. Pasar la revisión de AppSource es una validación externa de que la solución cumple los estándares técnicos y de seguridad de Microsoft para Business Central.
Guardar los adjuntos dentro de Business Central consume almacenamiento y los esconde.
El almacenamiento de BC puede tener un coste por gigabyte superior al de otras opciones, y aun así los documentos quedan atrapados dentro del ERP, donde solo llega quien tiene licencia.
Cada PDF y cada adjunto que guardáis en BC consume el almacenamiento premium de vuestro Business Central.
Quien no entra al ERP (un comercial, alguien de logística, una gestoría) no puede acceder a esos documentos.
Buscar la factura de un pedido concreto significa entrar a BC, navegar y descargar, en lugar de abrir una carpeta.
El documento se genera en BC y se archiva donde toca — con metadatos.
ArchivIA conecta Business Central con vuestro SharePoint de Microsoft 365 (camino principal) o con Google Drive (alternativa soportada). El documento se engancha donde está el dato: cabeceras de venta y compra, documentos de cartera, movimientos contables y apuntes de banco, maestros… Accesible para quien deba verlo, dentro o fuera del ERP.
Los campos de BC se escriben como columnas de SharePoint: buscáis y filtráis por cliente o importe desde SharePoint, sin entrar al ERP. Previsualización sin descargar. Y un grafo de trazabilidad dibuja de dónde viene cada documento.
Los documentos, donde está el dato — y buscables fuera del ERP.
El argumento del almacenamiento premium se mantiene. Encima: cobertura amplia, metadatos y trazabilidad.
El documento se guarda solo, en la carpeta correcta.
En cuanto Business Central genera el documento, ArchivIA lo deposita en el cloud siguiendo la estructura que hayáis definido: por cliente, por fecha, por tipo. Sin que nadie arrastre archivos a mano. Plantillas de carpetas con subcarpetas; explorador del cloud desde BC para elegir sitio, unidad y carpeta sin salir del ERP.
- Archivado automático al emitir el documento
- Plantillas de carpetas y subcarpetas
- Explorador del cloud desde Business Central
No solo cabeceras: también cartera, contabilidad y banco.
Ventas (pedidos, facturas, albaranes y abonos registrados), compras (pedidos, facturas, recepciones y abonos), cartera (grupos de facturas y órdenes de pago — abiertas, cerradas y registradas), contabilidad y banco (cuentas, movimientos, apuntes de cliente, proveedor y contabilidad), maestros (cliente, proveedor, empresa) y almacén (recepciones). El adjunto llega al apunte: el documento se engancha donde está el dato.
- Ventas y compras de punta a punta
- Cartera: casi nadie archiva estos documentos
- Movimientos contables y bancarios incluidos
Buscáis por cliente o importe sin abrir Business Central.
Los campos de BC se escriben como columnas del propio SharePoint. Configuráis qué campos van, se crean las columnas y se pueden borrar. Consecuencia práctica: filtráis y buscáis los documentos desde SharePoint — por cliente, por importe, por lo que hayáis mapeado — sin entrar en el ERP.
- Campos de BC → columnas de SharePoint
- Búsqueda y filtros fuera del ERP
- Configuráis qué metadatos viajan
De dónde viene cada documento, dibujado.
Una pantalla que dibuja el origen y el recorrido de cada documento. Veis la relación entre pedido, albarán, factura y el resto del hilo — no solo una carpeta llena de PDFs. Previsualización sin descargar desde la propia pantalla de BC.
- Grafo visual de procedencia del documento
- Previsualización sin descargar
- Contexto completo, no solo el archivo
También para quien no entra a Business Central.
Comercial, logística, gestoría, dirección: cualquiera con permiso sobre la carpeta accede sin licencia de BC. Vincular desde Excel documentos que ya estaban en el cloud, de forma masiva, con informe de resultado. Cola de subidas pendientes con reintento: si algo falla, no se pierde. Copia de adjuntos entre documentos al convertir uno en otro. Role Center, asistente y guía de uso.
- Acceso desde el cloud, sin licencia de BC
- Vínculo masivo desde Excel + cola con reintento
- SharePoint como camino principal; Google Drive soportado
Reducís el almacenamiento premium que pagáis en BC.
El almacenamiento de Business Central tiene un coste por gigabyte más alto que otras opciones. Al mover los documentos a SharePoint —que ya pagáis con Microsoft 365— o a Google Drive, ese coste se reduce y BC se queda ligero.
- Los adjuntos salen del almacenamiento premium de BC
- Aprovecháis el cloud que ya tenéis
- BC más ligero y ordenado
Lo que separa ArchivIA de guardar todo dentro del ERP.
Documentos donde está el dato, buscables en SharePoint, sin sobrecoste de almacenamiento premium.
Sin sobrecoste de almacenamiento
Aprovecha el SharePoint de vuestro Microsoft 365 (o Google Drive) en lugar del almacenamiento premium de BC.
Metadatos buscables en SharePoint
Los campos de BC se escriben como columnas. Filtráis por cliente o importe desde SharePoint, sin abrir el ERP.
Accesible fuera del ERP
Quien no tiene licencia de Business Central también llega a los documentos que le corresponden.
También cartera y contabilidad
No solo pedidos y facturas: órdenes de pago, grupos de facturas y el adjunto en el apunte.
Grafo de trazabilidad
Veis de dónde viene cada documento, dibujado — no solo una lista de archivos.
En Microsoft AppSource
Publicada como Devconsultia Cloud Attachments: la prueba de que está lista para el Marketplace.
Se lleva bien con el resto del taller.
ArchivIA suele combinarse con estas piezas en la gestión documental y financiera.
Las facturas que VerifactIA firma y encadena se archivan automáticamente en vuestro SharePoint con ArchivIA.
Ver VerifactIA →¿Hay que enviar un documento al cliente? NotifIA lo dispara, y ArchivIA lo deja archivado y trazable.
Ver NotifIA →Estas son solo dos piezas. En el costurero tenéis el resto de extensiones que desarrollamos para Business Central.
Ver el costurero →Comprobadlo en 20 segundos.
Encaja si…
- Trabajáis con Microsoft Dynamics 365 Business Central (nube u on-premise compatible).
- Cada PDF y cada adjunto que guardáis en BC consume el almacenamiento premium de vuestro Business Central.
- Quien no entra al ERP (un comercial, alguien de logística, una gestoría) no puede acceder a esos documentos.
- Buscar la factura de un pedido concreto significa entrar a BC, navegar y descargar, en lugar de abrir una carpeta.
- Queréis resolverlo dentro de Business Central, con el dato en un único sitio.
No encaja si…
- No usáis Business Central: ArchivIA es una extensión nativa, no una app SaaS independiente.
- Buscáis una herramienta genérica desconectada de vuestro ERP.
- El proceso que queréis cubrir todavía no está mínimamente definido.
Requisitos
- Business Central SaaS (nube) u On-Premise en versión compatible.
- Cuota de servicio de ArchivIA e implantación bajo proyecto.
- Un responsable del proceso por vuestra parte para el arranque.
Servicio mensual. Sin sorpresas de plan.
La app vive en la nube: pagáis una cuota de servicio clara. Sin packs de usuarios que se hinchan cada año.
- Cuota recurrente sin fin
- El coste sube cada renovación
- Si dejas de pagar, dejas de tenerlo
- Usuarios y funciones limitados por plan
- Cuota mensual de servicio (hosting y operación de la app)
- Sin límite artificial de usuarios por “plan” comercial
- Actualizaciones correctivas del producto incluidas (según condiciones)
- Os quedáis con el dato en Business Central; la app es el servicio encima
El importe de la cuota y el arranque se presupuestan según el alcance. No es una suscripción SaaS genérica desconectada del ERP.
Preguntas frecuentes
¿Qué es ArchivIA?
¿Qué documentos cubre?
¿Funciona con Google Drive?
¿Se pueden vincular documentos que ya estaban en el cloud?
¿Qué pasa si falla una subida?
¿Reduce el almacenamiento premium de Business Central?
¿Quién puede acceder a los documentos?
¿Está publicada en Microsoft Marketplace?
Sacad vuestros documentos del ERP.
Os enseñamos ArchivIA en vivo: un documento de BC archivado en SharePoint con metadatos y el grafo de trazabilidad. Sin compromiso.